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Datenschutzhinweise zur Gästedatenerfassung für Gästekarte und Kurabgabe

Stand: 17. Oktober 2026

Diese Hinweise gelten für das persönliche Onlineformular, über das Gäste des Ferienhauses Auri ihre Angaben für die Gästekarte und Kurabgabe in Prerow ergänzen. Sie informieren auch über die Daten der Mitreisenden, die eine buchende Person für diese Personen einträgt.

Öffentliche Anmeldung für Auri-Neuigkeiten

Auch ohne Buchung können Sie sich auf unserer Startseite freiwillig für den E-Mail-Newsletter und separat für WhatsApp-Neuigkeiten anmelden. Wir erfassen nur die für den gewählten Kanal angegebene E-Mail-Adresse beziehungsweise Mobilnummer mit Landesvorwahl, einen optionalen Vornamen, Sprache sowie den Zeitpunkt und Wortlaut der jeweiligen Einwilligung. Diese Anmeldung benötigt keinen persönlichen Buchungslink und gibt keinen Zugriff auf Gästeregistrierungen oder Buchungsdaten. Die Angaben werden bei Auri über Supabase verschlüsselt gespeichert; für E-Mail-Anmeldungen nutzen wir den unten beschriebenen Brevo-Bestätigungsablauf. Die öffentliche WhatsApp-Anmeldung wird erst freigeschaltet, wenn die Mobilnummer mit einem Sicherheitscode bestätigt werden kann. Bis dahin nimmt das öffentliche Widget keine WhatsApp-Anmeldungen an; ein Versand ist nicht aktiviert. Technische, begrenzte Anfragezähler schützen vor Missbrauch; sie enthalten weder die IP-Adresse noch Kontaktdaten. Eine Newsletter-Anmeldung begründet keine Buchung. Sie können Ihre Einwilligung für jeden Kanal jederzeit widerrufen; die nachstehenden Angaben zu Verantwortlichen, Rechtsgrundlagen, Empfängern, Speicherung und Rechten gelten auch für diese öffentliche Anmeldung.

1. Verantwortliche Stelle

Ferienhaus Auri – Familie de León, vertreten durch Markus Berger-de León
Hohe Str. 4a
18375 Prerow
Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: 038233-709888

2. Wofür wir die Angaben benötigen

Wir erfassen die Angaben vor der Anreise, damit die für die Gästekarte und Kurabgabe erforderlichen Gästedaten vollständig vorliegen. Wir übermitteln die dafür erforderlichen Angaben an die Zimmerbörse Prerow zur Eingabe in das elektronische Prerower Melde- und Kurabgabesystem. Der Kur- und Tourismusbetrieb der Gemeinde Ostseebad Prerow erhebt die Kurabgabe und führt die hierfür erforderlichen Daten nach den gesetzlichen und örtlichen Regeln.

Das Auri-Formular ist eine Voraberfassung. Es ersetzt keine davon getrennten Pflichten zur Meldung am Ankunftstag oder zur Prüfung von Identitätsdokumenten, soweit diese Pflichten im Einzelfall gelten.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Angaben aus der Buchung

Aus der zugehörigen Buchung übernehmen wir – soweit Lodgify die Angaben bereitstellt – den Namen des buchenden Kontakts, Unterkunft, An- und Abreisedatum, gebuchte Belegung sowie vorhandene Kontaktdaten. Booking.com-Relay-Adressen verwenden wir nicht als persönliche E-Mail-Adresse. Die Zahl der regulären Gästeblöcke richtet sich nach der Buchung. Ein zusätzlicher Baby-Block wird vorausgefüllt, wenn die Buchung ein Kleinkind ausweist. Unabhängig davon können Gäste zusätzlich zu bis zu sechs Gästen ein Baby erfassen, das bei Anreise jünger als drei Jahre ist. Aus dem Geburtsdatum und dem Anreisedatum wird ermittelt, ob die freiwillige Babybett-Auswahl angezeigt wird. Ein ausgewählter Babybettwunsch wird der betreffenden Person zugeordnet und zusammen mit den Registrierungsangaben in Lodgify gespeichert und an die Zimmerbörse übermittelt.

Angaben im Formular

Für die reisenden Personen fragen wir Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum und Wohnanschrift einschließlich Land ab. Zusätzlich geben Sie für den Hauptkontakt eine erreichbare E-Mail-Adresse und Mobilnummer mit Landesvorwahl an. Sie können weitere reguläre Reisende ergänzen.

Für jeden Gast fragt das Formular den Ermäßigungsstatus ab. Sie wählen zwischen Studierendenstatus, Schwerbehindertenstatus oder „Keiner der genannten Status“. Eine positive Angabe dient dazu, einen entsprechenden Nachlass zu beantragen. Eine Schwerbehindertenangabe kann ein Gesundheitsdatum sein; wir verarbeiten sie nur für diesen Zweck und nur soweit erforderlich. Ohne geltend gemachten Ermäßigungs- oder Befreiungsgrund wird die Kurabgabe grundsätzlich ohne Nachlass berechnet. Ausweisnummern und Ausweiskopien fragen wir nicht ab und speichern wir nicht. Einen Nachweis legen Sie nur der zuständigen Stelle vor, wenn diese ihn verlangt.

Das Formular fragt keine Staatsangehörigkeit ab. Es ist deshalb kein Ersatz für einen gegebenenfalls gesondert erforderlichen Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz.

Wenn Sie Daten für andere Mitreisende eintragen, informieren Sie diese bitte über diese Datenschutzhinweise und leiten Sie ihnen den Link zu dieser Seite weiter.

Technische Daten

Beim Aufruf des Formulars können die für Auslieferung, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlichen Verbindungsdaten verarbeitet werden, etwa Zeitpunkt, angeforderte Seite und technische Protokolldaten. Das Formular sendet keine Buchungs- oder Gästedaten, nur weil jemand einen Link öffnet. Die Buchungsdaten werden erst nach Betätigung von „Formular starten“ über den persönlichen Link abgerufen.

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die für Gästekarte und Kurabgabe erforderlichen Angaben zur Erfüllung der Pflichten als Wohnungsgeber. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit § 11 KAG Mecklenburg-Vorpommern sowie §§ 10 bis 12 der Kurabgabensatzung der Gemeinde Ostseebad Prerow in der ab 1. Januar 2026 geltenden Fassung. Dazu zählen Name, Anschrift, Geburtsdatum, Ankunft und voraussichtliche Abreise sowie ein gegebenenfalls geltend gemachter Befreiungsgrund.

Angaben zu einer Behinderung können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO sein. Wir verarbeiten sie nur, wenn für die betreffende Person eine Ermäßigung oder Befreiung beansprucht wird und die Angabe dafür erforderlich ist. Die hierfür einschlägige Erlaubnis ergibt sich aus § 11 Abs. 5 KAG Mecklenburg-Vorpommern; Gesundheitsdaten dürfen danach nur verarbeitet werden, soweit dies zur Berechnung der Kurabgabe oder zur Entscheidung über eine Befreiung zwingend erforderlich ist.

Die Kontaktdaten des Hauptkontakts nutzen wir für notwendige Rückfragen und die Abwicklung der Buchung und Gästeregistrierung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Beherbergungsvertrags erforderlich ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Rückfragen zur Buchung und zu den erforderlichen Gästedaten klären zu können.

Einwilligungen in E-Mail-Newsletter, WhatsApp-Werbung und SMS-Werbung sind freiwillig und für jeden Kanal von der Gästeregistrierung getrennt. Ihre Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO sowie § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Buchung oder Registrierung.

5. Wer die Daten erhält

Die erforderlichen Gästedaten werden an die Zimmerbörse Prerow, E-Mail-Adresse [email protected], zur Eingabe in das elektronische Melde- und Kurabgabesystem übermittelt. Der Kur- und Tourismusbetrieb der Gemeinde Ostseebad Prerow, Gemeindeplatz 1, 18375 Ostseebad Prerow, verarbeitet die Daten für die gesetzliche Erhebung der Kurabgabe. Die Gemeinde Ostseebad Prerow und das Amt Darß/Fischland können die ihnen nach Satzung und Gesetz zustehenden Daten erhalten.

Für Buchungsverwaltung, Website und Nachrichten nutzen wir Lodgify. Lodgify ist die Quelle der Buchungsangaben und kann den persönlichen Formularlink in der Buchungsnachricht bereitstellen. Die im Formular angegebene Kontakt-E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Anschrift des ersten eingetragenen Gastes werden in die zugehörige Buchung übernommen. Die Registrierungsangaben aller Mitreisenden einschließlich eines gegebenenfalls angegebenen Ermäßigungsstatus werden zusätzlich als interne Buchungsnotiz gespeichert. Auf diese Angaben können die zur Verwaltung der Buchung berechtigten Personen zugreifen. Eine gegebenenfalls versandte Eingangsbestätigung an den Gast über Lodgify enthält keine Formulardaten.

Für das Formular und seine serverseitige Verarbeitung nutzen wir Supabase. Das Auri-Projekt befindet sich in der Region Frankfurt (EU). Die Datenbankrollen für anonyme Website-Besucher erhalten keinen direkten Zugriff auf die Gästedatentabellen. Zugriff kann dennoch bei den autorisierten Auri-Administratoren und – soweit für Betrieb, Wartung oder Support erforderlich – bei den jeweiligen Plattformanbietern liegen.

Für die Übermittlung an die Zimmerbörse nutzen wir die von Auri ausgewählte Gmail-API. Dabei werden die zur Registrierung erforderlichen Angaben in einer E-Mail an die oben genannte Zimmerbörsen-Adresse übertragen. Eine Versandkopie kann im Ordner „Gesendet“ des verwendeten Gmail-Kontos und eine weitere Kopie im Empfängerpostfach verbleiben. Google und seine verbundenen Unternehmen können Daten nach den für Gmail geltenden Bedingungen verarbeiten.

Für die Anmeldung zum E-Mail-Newsletter und dessen Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue). Bei freiwilliger E-Mail-Einwilligung übermitteln wir nur Name, persönliche E-Mail-Adresse und Sprachwahl an Brevo. Brevo versendet eine Bestätigungsmail; erst nach Bestätigung wird die Adresse für Newsletter freigeschaltet. Gästedaten anderer Mitreisender, Geburtsdaten, Anschriften und Ermäßigungsangaben werden nicht an Brevo für Newsletter übertragen. Unsere Datenschutzhinweise und die Datenschutzinformationen von Brevo erläutern die Verarbeitung; der Auftragsverarbeitungszusatz ist Bestandteil der Brevo-Nutzungsbedingungen.

6. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die Supabase-Datenbank befindet sich in Frankfurt. Bei den eingesetzten Plattformdiensten, insbesondere Lodgify, Supabase und Google, können je nach Support-, Sicherheits- oder Betriebsfall verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beteiligt sein. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, richtet sich die Übermittlung nach den jeweils geltenden Angemessenheitsbeschlüssen oder geeigneten Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den aktuellen Datenschutz- und Vertragsunterlagen der jeweiligen Anbieter.

7. Speicherdauer

Wir speichern die im Auri-Formular eingereichten Gästedaten in einer verschlüsselten Arbeitskopie, solange sie für die vollständige Übermittlung an die Zimmerbörse, die Vorbereitung der Gästekarten und die Klärung erforderlicher Rückfragen benötigt werden. Sobald diese Zwecke entfallen und keine gesonderte gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden die Angaben gelöscht. Einladungslinks laufen spätestens am Tag nach der Abreise ab. Die Aufbewahrung der amtlichen Meldedaten im Prerower System richtet sich nach den dafür geltenden gesetzlichen Regeln.

Eine E-Mail-Kopie im Gmail-Ordner „Gesendet“ wird nach bestätigter Übernahme durch die Zimmerbörse und Abschluss erforderlicher Rückfragen manuell gelöscht. Im Empfängerpostfach gelten die Aufbewahrungsregeln der Zimmerbörse und des zuständigen Kurbetriebs.

Die Newsletter-Einwilligung und ein notwendiger Nachweis ihres Widerrufs werden getrennt von den Registrierungsangaben so lange gespeichert, wie dies nötig ist, um die Einwilligung zu belegen und einen Widerruf zu beachten. Technische Sicherheitsprotokolle enthalten nach Möglichkeit keine Formularinhalte oder vollständigen Einladungslinks und werden nur so lange vorgehalten, wie sie für Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich sind.

Die Kurabgabensatzung verpflichtet zur Aufbewahrung bestimmter offizieller Meldescheine. Diese Aufbewahrung betrifft die amtliche Registrierung und ist von der oben genannten Frist für die zusätzliche Auri-Formularkopie zu unterscheiden.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben, die zur gesetzlich erforderlichen Meldung und Berechnung der Kurabgabe notwendig sind, müssen bereitgestellt werden. Ohne diese Angaben können wir unsere Pflichten möglicherweise nicht erfüllen oder eine Gästekarte beziehungsweise eine beantragte Ermäßigung nicht ordnungsgemäß vorbereiten. E-Mail-Adresse und Mobilnummer des Hauptkontakts werden für Rückfragen und die Bearbeitung der Registrierung benötigt. Der Newsletter ist freiwillig.

Wir versenden keine Verifizierungscodes per E-Mail oder SMS. Bitte prüfen Sie Ihre Kontaktangaben vor dem Absenden. Eine Telefonnummer allein ist keine Einwilligung für SMS- oder WhatsApp-Werbung; solche Nachrichten sind für diesen Formularablauf derzeit nicht aktiviert.

9. Sicherheit und persönlicher Link

Das Formular wird nur über einen persönlichen, nicht erratbaren und zeitlich begrenzten Link geöffnet. Der Link ordnet das Formular genau einer Buchung zu. Der Zugangscode steht im URL-Fragment und wird beim Öffnen aus der sichtbaren Adresszeile entfernt. Das Formular ruft Buchungsdaten nicht allein beim Seitenaufruf ab; der Gast muss den Start ausdrücklich anklicken. Gespeicherte Formularangaben werden vor dem Speichern serverseitig verschlüsselt. Der Gast erhält keinen Zugriff auf andere Buchungen.

Diese Maßnahmen schützen vor gewöhnlichem Zugriff über die Website, ersetzen aber keine Begrenzung privilegierter Projekt-, Administrator- oder Anbieterzugriffe. Zugriff wird auf Personen und Anbieter beschränkt, die ihn für Betrieb, Support oder die gesetzlich erforderliche Datenverarbeitung benötigen.

10. Newsletter und sonstige Nachrichten

Sie wählen getrennt und ohne Vorauswahl, ob Sie Angebote und Neuigkeiten von Ferienhaus Auri per E-Mail, WhatsApp oder SMS erhalten möchten. Die Einwilligung gilt ausschließlich für den ausgewählten Kanal und die angegebene E-Mail-Adresse beziehungsweise Mobilnummer. Sie können jeden Kanal unabhängig widerrufen, etwa über den Abmeldelink im Newsletter, per Nachricht an uns oder bei WhatsApp mit STOP. Die Änderung einer Kontaktadresse oder Mobilnummer erfordert eine erneute Auswahl. E-Mail-Anmeldungen werden durch einen Bestätigungslink bestätigt (Double-Opt-in). Eine E-Mail-Bestätigung bestätigt keine WhatsApp- oder SMS-Anmeldung.

WhatsApp- und SMS-Einwilligungen werden zunächst bei Auri mit Mobilnummer, gewähltem Kanal, Zeitpunkt und Einwilligungstext gespeichert. Der Werbeversand über diese beiden Kanäle ist noch nicht freigeschaltet. Vor dessen Aktivierung ergänzen wir den jeweiligen Versanddienstleister und dessen Verarbeitung. Eine gespeicherte Mobilnummer allein aktiviert weder Werbung noch eine Anmeldung für andere Kanäle. Für notwendige Buchungsnachrichten nutzen wir weiterhin den Buchungskanal, soweit verfügbar.

11. Ihre Rechte

Sie können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Richten Sie Ihre Anfrage bitte an die verantwortliche Stelle unter Ziffer 1. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a
19055 Schwerin
E-Mail: [email protected]
Kontakt und Beschwerdeinformationen

12. Keine automatisierte Einzelentscheidung

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen. Die Buchungsdaten bestimmen lediglich, wie viele Gästeblöcke das Formular anzeigt.

13. Änderungen dieser Hinweise

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich das Formular, die Datenverarbeitung, eingesetzte Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die Fassung, die zum Zeitpunkt der Dateneingabe über das Formular erreichbar ist.

Rechtsquellen und Anbieterinformationen

Privacy notice for guest details collected for guest cards and visitor tax

Last updated: 17 October 2026

This notice applies to the personal online form used by guests of Ferienhaus Auri to provide details for guest cards and visitor tax in Prerow. It also explains how we process details of fellow travellers entered on their behalf by the person making the booking.

Public signup for Auri updates

You can subscribe voluntarily to our email newsletter and separately to WhatsApp updates on our homepage without a booking. We collect only the email address or mobile number including country code for your chosen channel, an optional first name, language, and the time and wording of each consent. This signup does not require a personal booking link and gives no access to guest registrations or booking information. Auri stores the details encrypted through Supabase; email signups use the Brevo confirmation process described below. Public WhatsApp signup will only be enabled once the mobile number can be verified with a security code. Until then, the public widget accepts no WhatsApp subscriptions; delivery is not enabled. Limited technical request counters protect against misuse; they contain neither IP addresses nor contact details. Newsletter signup does not create a booking. You can withdraw consent independently for each channel at any time. The information below on the controller, legal bases, recipients, retention and your rights also applies to this public signup.

1. Data controller

Ferienhaus Auri – Familie de León, represented by Markus Berger-de León
Hohe Str. 4a
18375 Prerow
Germany
Email: [email protected]
Telephone: 038233-709888

2. Why we need these details

We collect these details before arrival so that the information needed for guest cards and visitor tax is complete. We send the necessary details to Zimmerbörse Prerow for entry into Prerow’s electronic registration and visitor tax system. The municipality’s tourism service (Kur- und Tourismusbetrieb der Gemeinde Ostseebad Prerow) collects the visitor tax and processes the necessary information in accordance with applicable legislation and local rules.

The Auri form collects information in advance. It does not replace any separate obligation to register on the day of arrival or to check identity documents, where such obligations apply in an individual case.

3. What data we process

Details from your booking

Where provided by Lodgify, we take the booking contact’s name, the property, arrival and departure dates, booked occupancy and existing contact details from the associated booking. We do not use Booking.com relay addresses as personal email addresses. The booking determines the initial number of regular guest sections. An additional baby section is shown automatically if the booking lists one infant. Guests may also add one baby who will be under three years old on arrival, in addition to up to six guests. The date of birth and arrival date determine whether the optional baby cot request is shown. A selected cot request is associated with that child and stored in Lodgify and forwarded to Zimmerbörse together with the registration details.

Details entered in the form

For each traveller, we request first and last names, date of birth and home address including country. For the main contact, you also provide an email address and a mobile number including the international country code where we can reach you. You may add further regular travellers.

The form asks for each guest’s reduction status. You select student status, severe disability status or “None of the above”. Selecting a reduction status is a request for the corresponding reduction. Disability information may constitute health data; we process it only for that purpose and only to the extent necessary. If no grounds for a reduction or exemption are claimed, visitor tax is generally calculated without a reduction. We do not request or store identity document numbers or copies. Supporting evidence is provided only to the responsible body if it requests it.

The form does not ask for nationality. It therefore does not replace any separate registration form that may be required under the German Federal Registration Act (Bundesmeldegesetz).

If you enter details for other travellers, please inform them about this privacy notice and share the link to this page with them.

Technical data

When the form is opened, connection data needed for delivery, security and troubleshooting may be processed, such as the time, requested page and technical log data. The form does not transmit booking or guest details merely because someone opens a link. Booking details are retrieved through the personal link only after you click “Start registration”.

4. Legal bases

We process the information needed for guest cards and visitor tax to meet our obligations as an accommodation provider. The legal basis is Article 6(1)(c) GDPR together with section 11 of the Mecklenburg-Western Pomerania Municipal Charges Act (KAG Mecklenburg-Vorpommern) and sections 10–12 of the visitor tax bylaw of the municipality of Ostseebad Prerow, in the version effective from 1 January 2026. This includes name, address, date of birth, arrival and expected departure, and any grounds for exemption claimed.

Information about a disability may be health data within the meaning of Article 9 GDPR. We process it only if a reduction or exemption is claimed for that person and the information is necessary for that purpose. The relevant authorisation follows from section 11(5) KAG Mecklenburg-Vorpommern, under which health data may be processed only insofar as strictly necessary to calculate visitor tax or decide on an exemption.

We use the main contact’s details for necessary queries and to handle the booking and guest registration. The legal basis is Article 6(1)(b) GDPR where processing is necessary to perform the accommodation contract, or otherwise Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is to clarify questions about the booking and the required guest details.

Consent to email newsletters, WhatsApp marketing and SMS marketing is voluntary and separate for each channel and from guest registration. Its legal basis is Article 6(1)(a) GDPR and section 7(2), no. 2 of the German Act Against Unfair Competition (UWG). You can withdraw consent at any time with effect for the future. Consent is not a condition of booking or registration.

5. Who receives the data

The necessary guest details are sent to Zimmerbörse Prerow, email [email protected], for entry into the electronic registration and visitor tax system. The Kur- und Tourismusbetrieb der Gemeinde Ostseebad Prerow, Gemeindeplatz 1, 18375 Ostseebad Prerow, processes the data for the statutory collection of visitor tax. The municipality of Ostseebad Prerow and Amt Darß/Fischland may receive data to which they are entitled under the bylaw and legislation.

We use Lodgify for booking management, our website and messages. Lodgify supplies booking details and may provide the personal form link in a booking message. The contact email address, telephone number and address of the first guest entered in the form are copied to the associated booking. Registration details for all travellers, including any reduction status provided, are also saved as an internal booking note. People authorised to manage the booking can access these details. Any receipt confirmation sent to the guest through Lodgify contains no form details.

We use Supabase for the form and its server processing. The Auri project is located in the Frankfurt region (EU). Database roles for anonymous website visitors have no direct access to guest data tables. Authorised Auri administrators and, where necessary for operation, maintenance or support, the relevant platform providers may nevertheless have access.

We use the Gmail API selected by Auri to send the information required for registration to the Zimmerbörse email address stated above. A sent copy may remain in the “Sent” folder of the Gmail account used, and another copy in the recipient’s mailbox. Google and its affiliates may process data in accordance with the terms applicable to Gmail.

We use Brevo (Sendinblue) for email newsletter subscriptions and delivery. If you voluntarily opt in to email marketing, we send only your name, personal email address and language preference to Brevo. Brevo sends a confirmation email; the address is activated for newsletters only after confirmation. Other travellers’ details, dates of birth, addresses and visitor-tax reduction details are not transferred to Brevo for newsletters. See the Brevo privacy information; its data processing agreement forms part of the Brevo terms of service.

6. Transfers outside the European Economic Area

The Supabase database is located in Frankfurt. Depending on support, security or operational circumstances, the platform services used, in particular Lodgify, Supabase and Google, may involve affiliates or subcontractors outside the European Economic Area. Where personal data is transferred to a third country, the transfer is based on the applicable adequacy decisions or appropriate safeguards, in particular EU standard contractual clauses. Further details are available in the providers’ current privacy and contractual documentation.

7. Retention

We retain an encrypted working copy of the guest details submitted through the Auri form for as long as needed to complete the transfer to Zimmerbörse, prepare guest cards and resolve necessary queries. Once those purposes no longer apply and no separate statutory retention obligation exists, the details are deleted. Invitation links expire no later than the day after departure. Retention of official registration data in Prerow’s system is governed by the applicable statutory rules.

An email copy in Gmail’s “Sent” folder is deleted manually after Zimmerbörse confirms receipt and processing of the information and any necessary queries have been resolved. The retention rules of Zimmerbörse and the responsible tourism service apply to the recipient’s mailbox.

Newsletter consent and any necessary record of its withdrawal are stored separately from registration details for as long as needed to demonstrate consent and respect a withdrawal. Where possible, technical security logs do not contain form contents or complete invitation links, and are retained only as long as needed for security and troubleshooting.

The visitor tax bylaw requires certain official registration forms to be retained. That retention concerns the official registration and is separate from the retention of the additional Auri form copy described above.

8. Requirement to provide data

You must provide the information necessary for statutory registration and calculation of visitor tax. Without it, we may be unable to meet our obligations or correctly prepare a guest card or a requested reduction. The main contact’s email address and mobile number are needed for queries and to process the registration. The newsletter is optional.

We do not send verification codes by email or SMS. Please check your contact details before submitting. Providing a telephone number alone does not constitute consent to SMS or WhatsApp advertising; such messages are currently not enabled for this form process.

9. Security and your personal link

The form can be opened only through a personal, unguessable and time-limited link. The link associates the form with exactly one booking. The access code is placed in the URL fragment and removed from the visible address bar when the page opens. The form does not retrieve booking details simply when the page loads; the guest must explicitly click to start. Submitted form details are encrypted on the server before storage. Guests do not receive access to other bookings.

These measures protect against ordinary access through the website, but do not replace controls on privileged project, administrator or provider access. Access is limited to people and providers who need it for operation, support or legally required processing.

10. Newsletter and other messages

You choose separately, with no boxes preselected, whether to receive offers and news from Ferienhaus Auri by email, WhatsApp or SMS. Consent applies only to the selected channel and the email address or mobile number provided. You may withdraw each channel independently, for example using the newsletter unsubscribe link, contacting us, or replying STOP on WhatsApp. Changing an email address or mobile number requires a new selection. Email newsletter subscriptions require confirmation through an email link (double opt-in). Email confirmation does not confirm WhatsApp or SMS subscriptions.

WhatsApp and SMS consent is initially stored by Auri with the mobile number, chosen channel, timestamp and consent wording. Marketing delivery through these two channels is not yet enabled. Before enabling it, we will add the delivery provider and information about its processing. Providing a mobile number alone does not activate marketing or subscribe you to other channels. We continue to use the booking channel for necessary booking messages where available.

11. Your rights

Subject to the statutory conditions, you may request access to your data, rectification, erasure, restriction of processing and data portability. Where we process data on the basis of legitimate interests, you may object on grounds relating to your particular situation. You may withdraw consent at any time with effect for the future. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before it.

Please address your request to the controller listed in section 1. You also have the right to complain to a data protection supervisory authority:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern (State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of Mecklenburg-Western Pomerania)
Werderstraße 74a
19055 Schwerin
Email: [email protected]
Contact and complaint information (German)

12. No automated individual decision-making

We do not make decisions based solely on automated processing that produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you. Booking details determine only how many guest sections the form displays.

13. Changes to this notice

We update this notice when the form, processing, providers used or legal requirements change. The version accessible through the form when you enter your details applies.

Ferienhaus Auri in Prerow/Darß